Kanzleiorganisation

Ohne EDV – oder wie die Profis sagen: die IT – geht in Ihrer Kanzlei kaum etwas. Seit dem Einzug der ersten PCs Mitte der 80er Jahre hat sich die EDV rasant entwickelt und die Kosten sind ebenso rasant gestiegen. Also eher ein notwendiges Übel? Mehr Last als Lust? Das Motto muss aber sein: Nicht jammern, anpacken. Wie schaffen Sie es, dass Ihre EDV Sie im Arbeitsalltag wirklich als Werkzeug unterstützt und nicht als Selbstzweck zusätzlich Zeit bindet?

Bei Bill Gates stehen drei Monitore auf dem Schreibtisch: Links ist das E-Mailprogramm geöffnet, in der Mitte die gerade zu bearbeitende E-Mail und rechts der Browser. Gut, das allein hat Bill Gates nicht zu einem der reichsten Menschen weltweit gemacht, aber sicher ist: Schon ein zweiter Bildschirm erleichtert die alltägliche Arbeit enorm und steigert die Effizienz.

Harald Elster ist Präsident des Deutschen Steuerberaterverbands sowie des Steuerberaterverbands Köln. Seit 30 Jahren ist er als Steuerberater und Wirtschaftsprüfer tätig. Zu seinen Beratungsschwerpunkten zählen die betriebswirtschaftliche Beratung, das Unternehmenssteuerrecht und die Wirtschaftsprüfung. Steuerberaterseite.de hat mit ihm über Chancen und Herausforderungen kleiner Steuerkanzleien gesprochen.

Wenn Mandanten sich beschweren, verursacht das oft ein inneres Augenrollen – manchmal sogar Genervtheit. Die Bearbeitung von Beschwerden ist meist eine ungeliebte Aufgabe und wird deshalb häufig mehr schlecht als recht erledigt. Zugegeben: Unzufriedene Mandanten sorgen selten für Freudensprünge in einer Steuerkanzlei. Dennoch ist „Kundenkritik“ eine wichtige Informationsquelle. Die Kunst liegt darin, Beschwerden so zu bearbeiten, dass danach eine engere Beziehung zum Mandanten entsteht. Und die Kanzlei, als lernende Organisation, einen Schritt in ihrem Qualitäts- und Verbesserungsmanagement vorankommt.

Kleine Steuerkanzleien brauchen eine funktionierende IT-Ausstattung. Sie bildet die Grundlage für effiziente Arbeitsabläufe, ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und beeinflusst die Rentabilität der Kanzlei. Mit bedarfsgerechter Hard- und Software lassen sich viele Prozesse in der Kanzlei weiter vereinfachen oder beschleunigen.