IT in der Steuerkanzlei

Kleine Steuerkanzleien brauchen eine funktionierende IT-Ausstattung. Sie bildet die Grundlage für effiziente Arbeitsabläufe, ist ein wichtiger Faktor für die Wettbewerbsfähigkeit und beeinflusst die Rentabilität der Kanzlei. Mit bedarfsgerechter Hard- und Software lassen sich viele Prozesse in der Kanzlei weiter vereinfachen oder beschleunigen.

Entsprechend der Bedeutung für die Kanzlei haben Steuerberater sehr konkrete Vorstellungen, was eine Software braucht, um sie optimal im Tagesgeschäft zu unterstützen: Ausfallsicherheit, hohe Aktualität, einfache Bedienung, keine unnötigen Funktionen, gut erreichbare Hotline und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis sind nur einige Anforderungen.

Dennoch ist die Bereitschaft, sich kritisch mit der eigenen Software auseinanderzusetzen, sehr gering. So hoch die Ansprüche der Steuerberater an die Qualität der eigenen Arbeit sind, so genügsam sind sie im Alltag beim Thema Software. Komplexe Benutzeroberflächen, Fehlermeldungen und lange Wartezeiten an der Hotline nehmen sie in Kauf, solange die Software nur keine größeren Scherereien macht. Denn sich mit Software auseinanderzusetzen kostet ja Zeit und Geld. Dabei übersehen sie, dass viele kleine Verzögerungen über die Zeit ebenso große Effizienzeinbußen bedeuten können, wie ein Tag Systemausfall. Denn Kleinvieh macht bekanntermaßen auch Mist.

Mit dem Desinteresse an Software geht oft Skepsis gegenüber neuen technischen Lösungen einher, zum Beispiel Online-Plattformen für den Datenaustausch mit Mandanten, Application Service Providing (ASP) oder externe Zugriffsmöglichkeiten auf die Kanzleisoftware. Lösungen, die das Tagesgeschäft vereinfachen, die Effizienz steigern und Kosten senken können.

Dieses mangelnde Interesse an technischen Neuerungen wird künftig zum Wettbewerbsnachteil. Die Zukunft ist digital – Steuerberater, die sich der Digitalisierung verschließen, werden künftig kaum Chancen am Markt haben. Datenaustausch und Kommunikation verlagern sich zunehmend ins Internet. Die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant verändert sich schon jetzt.

Darüber hinaus werden Steuerberater, die sich mit ihrer IT-Ausstattung auseinandersetzen, feststellen, dass sie bares Geld sparen können. Braucht tatsächlich jeder Arbeitsplatz einen Drucker oder reicht ein Netzwerkdrucker? Erhält jeder Mitarbeiter einen eigenen PC oder ist eine Server-Client-Infrastruktur sinnvoll? Ist die eingesetzte Software die optimale Lösung für Deine Kanzlei oder bezahlst Du für mehr Programme als Du tatsächlich brauchst?

Die jährlichen Kosten für IT liegen bei kleinen Steuerkanzleien bei etwa vier Prozent der Gesamtkosten. Mehr als 10.000 Euro IT-Kosten sind für eine Kanzlei mit einem Steuerberater und vier Mitarbeitern keine Seltenheit. Was, wenn sich die Kosten halbieren ließen? Der Steuerberater könnte mehrere tausend Euro jährlich einsparen und das Geld anderweitig investieren.

Die IT-Ausstattung ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg kleiner Steuerkanzleien. Einerseits ist sie die Grundlage für effizientes Arbeiten, andererseits bietet sie zahlreiche Potentiale, um Prozesse zu optimieren und die Rentabilität zu steigern. Sich nicht für die IT der Kanzlei zu interessieren kostet Geld und reduziert die Wettbewerbsfähigkeit. Es lohnt sich für den Steuerberater, seine IT-Ausstattung kritisch zu prüfen und sie optimal an die individuellen Bedürfnisse seiner Steuerkanzlei anzupassen. Hat er einmal Zeit investiert, profitiert er dauerhaft davon und kann sich voll auf sein Kerngeschäft konzentrieren.