BWA: Mehrwert durch Beratung

"Welchen Umsatz benötige ich mindestens?“ Diese Frage stellen sich immer wieder viele Ihrer Mandanten – besonders nachdem der konkrete Gewinnbedarf für das Unternehmen feststeht (siehe Teil 2: Gewinn nach Bedarf). Wie Sie Ihre Mandanten bei der Berechnung unterstützen, erläutert UnternehmerBerater Carl-Dietrich Sander.

Die Berechnung für den Mindestumsatz erfolgt aus der BWA, „von unten nach oben“ – die Ausgangsgröße der Berechnung ist der erforderliche Gewinn. Hilfreich ist, wenn Sie Ihren Mandanten für diesen Rechenweg eine Arbeitshilfe bereitstellen, um diesen so den Einstieg und die Berechnung zu erleichtern. Das kann sowohl in Papierform erfolgen, als auch in Excel. Im Optimalfall halten Sie beides bereit. Denn einerseits haben Sie Mandanten, die eher mit Papier arbeiten und solche, die sich direkt an den PC setzen. Aber auch für die letzteren empfiehlt sich im ersten Schritt meist die Papierversion, weil so der Rechengang deutlicher wird. Wenn dieser verstanden ist, dann ist Excel (unter Verwendung der richtigen Formeln) ein gutes Instrument.

Achten Sie darauf, dass Sie die Arbeitshilfe genauso aufbauen wie die BWA-Zeilen-Struktur. Das macht die Arbeit für Ihre Mandanten sehr viel einfacher. Einzige Umstellung: Sie beginnen mit der Arbeit „am Ende“, das heißt, sie tragen zuerst den Gewinnbedarf ein und füllen dann weiter von unten nach oben die Arbeitshilfe aus.

Auch wenn Sie den Mindestumsatz dann bei der Beratung mit Ihrem Mandanten gemeinsam erarbeiten – lassen Sie ihn das Formular ausfüllen und die Rechnungen selbst durchführen. Das fördert das eigene Verständnis. Ihre Aufgabe ist die Unterstützung mit den richtigen Fragen an den passenden oder notwendigen Stellen.

Diese Beratungsaufgabe können Sie gut zu einem Festhonorar verkaufen. Das gilt besonders, wenn die Excel-Tabelle gleich mit zum "Paket" dazu gehört. Bei kleineren Mandanten hat diese Aufgabe einen doppelten Nutzen: Sie erarbeiten mit Ihrem Mandanten gleichzeitig die Ertragsplanung für das kommende Jahr. Bei größeren Mandanten sollten Sie die Ertragsplanung als Basis für die hier angesprochene Berechnung gesondert anbieten, weil der Zeitaufwand deutlich größer sein dürfte.

Den Gewinnbedarf haben Sie mit Ihrem Mandanten bereits ermittelt (siehe Teil 2). Diesen trägt Ihr Mandant am Ende des Formulars ein.

Welche Kosten wird das Unternehmen im kommenden Jahr haben? Diese Frage ist über die ganze Breite der Sachkosten und der Personalkosten zu beantworten. Die BWA gibt mit Ihrer Zeilenstruktur im Deckblatt die grobe Kostengliederung vor. Bei Bedarf hilft der Wertenachweis mit den Informationen zu den einzelnen Kostenkonten.

Die Aufgabe in diesem Schritt lautet: Überprüfen, ob die derzeit gegebenen Kostenstrukturen auch für das kommende Jahr weiterhin gelten werden? Wo werden sich Kostenerhöhungen ergeben oder Kostenreduzierungen erreicht werden können? Je nach Unternehmensgröße müssen Sie dazu unterschiedlich tief in die Strukturen eintauchen. Ihr Formular bauen Sie entsprechend der Zeilenstruktur des BWA-Deckblattes auf. So hat Ihr Mandant direkt den Bezug zu seinen monatlichen Zahlen. Da Ihre Mandanten eine mit Ihnen gemeinsam erarbeitete „qualifizierte“ BWA nutzen (siehe Teil 1: Die „qualifizierte“ BWA), ist eine qualitativ gute Grundlage für die hier anstehenden Kostenüberlegungen gegeben. Dabei empfiehlt es sich, nicht nur die Zahlen als Ergebnis der Kostenüberlegungen einzutragen, sondern parallel zwei weitere Schritte zu tun:

1. Notieren der zugrunde liegenden Annahmen/Prämissen, warum die Kosten gleich bleiben,steigen oder sinken. Damit ist zugleich die Grundlage für aussagefähige Plan-Ist-Vergleiche im kommenden Jahr gelegt.
2. Notieren der gegebenenfalls erforderlichen Aktivitäten, um diese Kostenüberlegungen in die Tat umzusetzen.

Von unten nach oben gerechnet ergibt die Addition aus Gewinnbedarf und allen Kostenarten den Rohertrag. Dieser muss im Markt erwirtschaftet und im Unternehmen realisiert werden, um bei gegebener Kostenstruktur den Gewinnbedarf erwirtschaften zu können.

Dieser Schritt ist ein entscheidender Zwischenschritt, um im Berechnungsschritt 5 den Mindestumsatz errechnen zu können. Hier liegt für manche Ihrer Mandanten vermutlich die größte Verständnis-Hürde. Hilfreich wird es sein, an dieser Stelle erst auf Basis des letzten Jahresabschlusses einmal klassisch von oben nach unten zu rechnen:

Umsatz (oder Gesamtleistung) - Wareneinsatz = Rohertrag.

Die Rohertragsquote errechnet sich jetzt als: Rohertrag x 100 / Umsatz (Gesamtleistung)

Die Aussage der Rohertragsquote: Von Umsatz (Gesamtleistung) bleiben so viel Prozent als Rohertrag/Marge/Wertschöpfung im Unternehmen hängen. Dieser Rohertrag ist eine zentrale betriebswirtschaftliche Steuerungsgröße (und wird leider oft unterschätzt): Denn aus dem Rohertrag zahlt das Unternehmen alle Kosten und die Steuern sowie erwirtschaftet den (erforderlichen) Jahresüberschuss.

Auch die Errechnung der Wareneinsatzquote mag hier hilfreich sein: Wareneinsatz x 100 / Umsatz (Gesamtleistung). Beide Quoten addieren sich zu 100 Prozent.

Jetzt haben Sie mit Ihrem Mandanten die Rohertragsquote des Vorjahres aus den Jahresabschlusszahlen errechnet. Gegebenenfalls können Sie auch ergänzend die Quote der bisherigen Monate des laufenden Jahres aus der BWA berechnen, wenn diese entsprechend aussagefähig ist – also die Bestandsveränderungen monatlich gebucht werden (vgl. Teil 1: Die qualifizierte „BWA“).

Die entscheidende Frage vor Berechnungsschritt 5 lautet nun: Wird diese Rohertragsquote auch im kommenden Jahr im Markt zu erwirtschaften sein? Darüber gilt es ergebnisoffen mit dem Mandanten zu diskutieren. Wie sah sein Geschäftsmodell in den vergangenen Jahren aus, wurde in den letzten Jahren eine relativ stabile Rohertragsquote erwirtschaftet? Kann diese dann übernommen werden? Wenn es in der Vergangenheit deutliche Schwankungen gab – wo lagen die Ursachen? Wie wird sich das vermutlich im kommenden Jahr entwickeln?

Hinter dieser Frage steht das Geschäftsmodell Ihres Mandanten: An welche Kunden/Kundengruppen wird er welche Produkte oder Dienstleistungen mit welchen Rohertragsmargen verkaufen können? Mit dem Gespräch über diese Fragen legen Sie im Übrigen auch schon den Grundstein für den übernächsten Schritt – die Umsetzung im Markt (siehe Teil 4: Mehrumsatz erzielen).

Sie werden Mandanten haben, die sich relativ schnell auf eine zu erwartende Rohertragsquote für das kommende Jahr festlegen können. Sie werden andere Mandanten haben, denen das als überhaupt nicht möglich erscheint. In diesem Falle rechnen Sie im Schritt Fünf einfach mit verschiedenen Szenarien: Sie setzen verschiedene Rohertragsquoten in die Berechnung ein und erhalten so verschiedene Größen für den Mindestumsatz – also eine Bandbreite.

Dieser Schritt ist jetzt wieder relativ einfach: Sie gehen direkt vom Rohertrag zum Umsatz.

Der Rechenweg lautet: Rohertrag / Rohertragsquote x 100

Die Zwischengröße "Materialeinsatz" ermitteln Sie dann einfach als Differenz.

Wichtig für die Interpretation des Ergebnisses: Diesen Mindestumsatz benötigt das Unternehmen, um bei der unterstellten Rohertragsquote die ermittelten Kosten decken und den gewollten Gewinnbedarf erzielen zu können.

Wie schon bei der Berechnung des Gewinnbedarfs ist dieser letzte Schritt besonders spannend: Sie vergleichen den errechneten Mindestumsatz mit dem bisher erwirtschafteten Jahresumsatz. Lag der Gewinnbedarf über dem bisher erwirtschafteten Jahresüberschuss, ergab sich also eine Gewinnlücke, dann werden Sie in aller Regel jetzt auch eine Umsatzlücke errechnen. Das muss aber nicht sein, zum Beispiel wenn deutliche Kostensenkungen realisiert werden sollen oder die Rohertragsquote dank Umstrukturierungen im Geschäftsmodell oder günstiger Marktverhältnisse steigen wird.

So oder so gilt: Der errechnete Mindestumsatz soll im kommenden Jahr im Markt erwirtschaftet werden. Das kann eine mehr oder weniger anspruchsvolle Aufgabe für Ihren Mandanten und seine Mannschaft sein. Besonders wenn Sie gemeinsam einen hohen erforderlichen Mehrumsatz errechnet haben, wird Ihr Mandant Sie vielleicht fragen „und wie soll ich den jetzt realisieren?“ Auch dabei können Sie beratend unterstützen. Wie – das erfahren Sie im vierten und letzten Teils dieser Beitragsreihe.