Wie viel Digital-Potenzial steckt in Ihren Mandanten?

Machen Sie sich die Arbeit einfacher: Stellen Sie Ihren Mandanten die Auswertungen online bereit und lassen Sie sich Belege digital zusenden. Kanzleiberaterin Angela Hamatschek weiß, wie Sie diese und weitere digitale Lösungen in Ihrer Kanzlei einführen. Welche Mandanten dafür in Frage kommen ermitteln Sie mit dem ABC-Digitalcheck – kostenlos zum Download.

Einer der großen Trends unserer Gesellschaft ist die Digitalisierung der Kommunikation und Interaktion. Bei den großen Unternehmen ist das fast schon ein alter Hut, denn hier werden sämtliche Kundenkanäle auf digitale Wege und Prozesse umgestellt, da dies erhebliche Kosteneinsparungen bringt. Auch Steuerberater kommen an dieser Entwicklung nicht vorbei. Digitales Belegbuchen, Auswertungen online bereitstellen, Bankdatentransfer oder Online-Erfassung von Kassenbüchern bieten sowohl der Kanzlei als auch dem Mandanten hohen Nutzen: durch einfachen, schnellen sowie zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf Belege und Auswertungen. Dabei geht es nicht darum, ob Sie sich diesem Trend anschließen, sondern wann. Denn jede technische Umstellung kostet erst einmal Zeit und Geld, bis die neuen Abläufe zu den gewohnten werden.

Die First Mover, also die Pioniere, haben das schon längst umgesetzt und bieten Online-Dienste für ihre Mandanten an. Jetzt beginnt schon die zweite Phase und die sollten Sie sich nicht entgehen lassen. Denn den Letzten beißen bekanntlich die Hunde. Stellen Sie Ihre Prozesse nach und nach auf die digitale Welt um – solange Sie das Tempo noch selbst bestimmen können. Damit Sie Zeit für das wirklich wichtige haben: die persönliche Beratung. Es macht Sinn, diese Umstellung in mehreren Schritten durchzuführen:

Sie können mit einigen wenigen Mandanten starten und erste Erfahrungen sammeln. Die Mitarbeiter fühlen sich nicht überfordert, wenn Sie sich an die neuen Prozessabläufe schrittweise gewöhnen können. Nicht alle Mandanten sind gleich gut für die digitale Zusammenarbeit geeignet und Sie können Papierfreunde nicht zu ihrem Glück zwingen.

Welche Mandanten eignen sich besonders gut, welche weniger für eine Umstellung? Das Tool „ABC-Digitalcheck Mandant“ gibt Ihnen dafür Anhaltspunkte. Mithilfe von sieben Kriterien, die Sie je Mandant mit einem bis drei Punkten bewerten, erhalten Sie ein dreistufiges Rating „sofort digitalisierbar“, „später digitalisierbar“, „kein Potenzial“.

Beispiel: ABC-Digitalcheck Ihrer Mandanten

Das Excel-basierte Tool können Sie auch in Ihrem Sinne anpassen und die Kriterien verändern. Wenn alle Mandanten bewertet sind, können Sie jetzt Ihren kanzleiindividuellen Zeitplan festlegen.

In einer Kanzlei mit drei Mitarbeitern und 70 Unternehmermandanten kann die Umstellung beispielsweise wie folgt aussehen:

1. 30 Prozent der Mandanten sind sofort digitalisierbar und werden im Laufe des nächsten halben Jahres umgestellt. Das sind 21 Unternehmen, für jeden Mitarbeiter sieben.
2. Weitere 40 Prozent bearbeiten Sie dann im folgenden halben Jahr.
3. Und danach entscheiden Sie, ob die restlichen 30 Prozent ebenfalls umstellbar sind oder im Papier-Modus bleiben.