Herausforderung Digitalisierung

Schnellere Prozesse, bessere Zusammenarbeit mit den Mandanten, mehr Rendite: Das sind nur einige der Vorteile, die die viel zitierte Digitalisierung Steuerberatern und ihren Kanzleien verspricht. Doch ganz so einfach ist es nicht. Denn digital bedeutet nicht, dass plötzlich alles von alleine läuft – vielmehr müssen die jeweiligen Prozesse erst einmal eingeführt und an die Kanzleibedürfnisse angepasst werden. Josef Hofstetter, Abteilungsleiter Vertrieb Neukunden bei Agenda, erklärt, wie Berufsträger den digitalen Wandel erfolgreich bewältigen und neue Lösungen in den Kanzleialltag integrieren können.

Zentraler Bankdaten-Transfer, Digitales Belegbuchen, Auswertungen Online oder Lohn- und Gehaltsdokumente Online: All diese und weitere moderne Technologien – allesamt Cloud-Anwendungen – stehen Dir als Steuerberater heute schon zur Verfügung. Doch mit allen Software-Funktionen, seien es bereits vorhandene oder zukünftige Entwicklungen, geht die Herausforderung einher, dass sie in der Kanzlei und beim Mandanten auch genutzt werden.

Immer wieder höre ich dabei Argumente wie „Dafür haben wir einfach keine Zeit“, „Wir schaffen so schon kaum alle Anforderungen“, „Ich würde den Bankdaten-Import ja gerne machen, finde aber keine passenden Mitarbeiter“ oder „Meine Technik ist nicht die Beste – ich müsste erst investieren, doch dazu fehlen mir gerade die finanziellen Mittel“. Und nicht zuletzt gibt es auf Mandanten- oder Unternehmensseite immer wieder Vorbehalte in puncto Sicherheit, wenn beispielsweise Kontobewegungen abgerufen werden.

Dieser Argumentation kann ich so nicht folgen. Warum, will ich exemplarisch anhand von Zentralem Bankdaten-Transfer erläutern. Zugegeben: Damit diese Funktion effektiv genutzt werden kann, fallen für den Steuerberater zunächst einige zusätzliche Arbeitsschritte an. Denn jeder neue Prozess will erst einmal eingeführt, umgesetzt und die betreffenden Mitarbeiter entsprechend geschult werden. Aber einmal angelegt, erstellt die Software bei jedem zukünftigen Vorgang automatisch Buchungsvorschläge, die der Sachbearbeiter dann nur noch final freigeben muss.

Ich gebe Dir ein ganz konkretes Beispiel: In der elterlichen Steuerkanzlei betreue ich schon seit mehreren Jahren einen Mandanten, der einen Handel und Reparaturservice für Elektrogeräte betreibt. Jeden Monat fallen dabei ca. 400 Buchungen an, deren Bearbeitung mich jedes Mal rund vier Stunden gekostet hat. Aufs Jahr gerechnet sind das immerhin 48 Stunden. Inzwischen sind es – dank Zentralem Bankdaten-Transfer – nur noch 24 Stunden, was einer Einsparung von 50 Prozent(!) der ursprünglichen Arbeitszeit entspricht.

Du siehst: Allein durch das Einführen des Bankdaten-Imports verschaffst Du Dir mit gleicher Personalstärke mehr Freiraum für andere Aufgaben. Dabei spielt Deine Hardware keine Rolle. Wenn Deine Buchhaltungssoftware läuft, ist der Abruf der Bankdaten durch den Einsatz von Rechenzentren kein Problem. Und gerade weil viele Software-Hersteller auf bankenzertifizierte Rechenzentren zurückgreifen, ist dabei auch ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleistet.

Ein weiteres Feld, bei dem Dir eine smarte Kanzlei-Software entscheidende Vorteile bringt, ist der Bereich Kanzleiorganisation. Halte Dir doch mal folgendes vor Augen: Mit welchen Kontaktarten haben Du und Deine Mitarbeiter es tagtäglich zu tun? Da wären zunächst die „Klassiker“ wie Brief, Telefonat oder persönliches Gespräch.

Dazu kommen moderne Kommunikationsmittel wie E-Mail, SMS, Facebook oder – was bei mir in letzter Zeit immer häufiger vorkommt – dass Mandanten mit ihrem Smartphone eine WhatsApp senden. Kurz gesagt: Von allen Seiten und über verschiedenste Wege werden Informationen an Dich herangetragen und Du musst anschließend zusehen, wie selbige weiterverarbeitet werden. Wie dokumentierst Du nun das Vereinbarte bzw. gibst diese Informationen und daraus resultierende Aufgaben anschließend an den zuständigen Sachbearbeiter weiter?

Ich sage es ganz offen: Mir persönlich würde es extrem schwerfallen, alle Informationen zum jeweiligen Mandanten nicht nur im Kopf, sondern auch noch zum richtigen Zeitpunkt parat zu haben. Und selbst wenn Du nun sagst, Du kannst das, und zwar sehr erfolgreich und seit vielen Jahren, bleibt trotzdem ein Problem: Sämtliche Informationen liegen bei Dir, wodurch alles immer allein von Dir abhängt. Heißt also, ein längerer Ausfall oder mehrwöchiger Urlaub ist nicht drin. Doch genau davon musst Du wegkommen. Die Lösung heißt auch hier: Nutze die intelligenten Funktionen Deiner Kanzlei-Software, die – je nach Hersteller – in immer größerem Umfang zur Verfügung stehen.

Nicht nur im Büro, sondern auch unterwegs oder beim Mandantentermin nahezu alle wichtigen Tätigkeiten ausführen zu können: Was für einige immer noch wie Zukunftsmusik klingt, ist längst Realität. Dafür sorgen in naher Zukunft mobile Apps, mit denen immer mehr Funktionen der Kanzlei-Software auch per Smartphone oder Tablet genutzt werden können. So kann der Steuerberater via App Daten und Dokumente mit dem Mandanten austauschen, ihm Unternehmens-Kennzahlen mobil bereitstellen oder die Steuererklärung elektronisch von ihm freizeichnen lassen.

Ein gutes Beispiel für Entwicklungen, die Steuerberater und Mandant das Leben merklich erleichtern, ist das Digitale Belegbuchen. So sind sämtliche Informationen der jeweiligen Rechnungen inkl. Buchungsdaten, Festschreibung etc. per Volltextsuche in der Software auffindbar. Das lästige Suchen von Belegen gehört damit endgültig der Vergangenheit an. Zudem versetzt die Analyse der Belege das jeweilige Unternehmen in die Lage, Zahlungen automatisiert bereitzustellen und – sofern nötig – das Mahnwesen in Gang zu setzen.

Die Digitalisierung im Steuerberaterwesen ist bereits in vollem Gange. Die ersten Schritte dorthin hast Du möglicherweise schon unternommen. Jetzt gilt es, frühzeitig weitere Weichen für die Zukunft zu stellen: Finde heraus, welche der beschriebenen digitalen Tools und Anwendungen für Dich und Deine Kanzlei die richtigen sind. Der Zug in Richtung digitaler Wandel hat längst Fahrt aufgenommen. Und die Frage ist nicht, ob Du aufspringst – sondern wann.