Steuerberatungsvertrag: Beweisvorsorge für ein sicheres Honorar
Teil 2: So erhöhen Sie Ihre Chancen bei Honorarklagen
Ursache und Vorbeugung der Honorardiskussion
Honorardiskussionen häufen sich. Das mag am Gefühl der Mandanten liegen, für eine lästige Verpflichtung gegenüber dem Staat (hohe) Honorare zahlen zu müssen. Diese Situation kann der Berater durch eine transparente Honorarpolitik klären. Außerdem kann er den individuellen Nutzen der eigenen Tätigkeit für den Mandanten hervorheben.
Kanzleiinhaber sollten Folgendes betonen: Die eigene Tätigkeit besteht nicht darin, mit allen Mitteln und unter Inkaufnahme jedes Risikos die niedrigste Steuer für den Mandanten herbeizuzwingen. Stattdessen stellt der Kanzleiinhaber für seinen Mandanten eine Kombination aus besonnenem Berater und Versicherung gegen die Risiken von Steuerstrafverfahren dar.
Der Zahlungsverweigerer und die Rolle des Gerichts
Im schlimmsten Fall erkennt der Mandant die Leistung seines Beraters nicht an und weigert sich partout, das Honorar zu bezahlen. Dann bleibt häufig nur die Klage. Vor dieser schrecken die meisten Berater jedoch noch immer zurück. Diese Scheu vor der Honorarklage ist unbegründet, wenn der Berater zu Beginn und während des Mandatsverhältnisses ein paar grundlegende Prinzipien der Beweisvorsorge beachtet. Diese sollte er sich selbst und auch gerade seinen Mitarbeitern immer wieder in Erinnerung rufen.
Beispielfall
Eine Kanzlei wird auf Empfehlung hin von einem potentiellen neuen Mandanten kontaktiert. Notwendig sind heikle, zeitintensive und kurzfristig zu erbringende Leistungen im Zusammenhang mit Finanzbuchhaltungen und Steuererklärungen für diverse Jahre. Darüber hinaus beinhaltet der Auftrag die Betreuung einer problematischen Betriebsprüfung für mehrere Vorjahre. Der Mandant hat außerdem einen akuten Finanzierungsbedarf und entsprechend Anforderungen von Banken an Auswertungen für die vergangenen Jahre.
Der Berater erklärt sich trotz der vielen Probleme bereit, zu helfen. Jedoch legt er los, ohne den Leistungsumfang und die genauen Vergütungskonditionen in nachweislicher Form mit dem Mandanten zu fixieren.
Schnell wird klar, warum der Mandant bisher schon eine ganze Reihe von Beratern verschlissen hat: Er liefert notwendige Unterlagen nicht, drängt dennoch auf schnelle Erstellung der Erklärungen und den Abschluss der Betriebsprüfung – und das, ohne Honorar zu zahlen.
Der Berater weist ihn mehrfach auf seine mangelnde Kooperationsbereitschaft hin und weigert sich schließlich, die Steuererklärung fertigzustellen. Daraufhin täuscht der Mandant vor, sich alles nochmals anschauen zu wollen. Anschließend holt er die Belege ab und verschwindet ohne Honorarzahlung.
Im nachfolgenden Honorarprozess vor dem Landgericht bestreitet der Ex-Mandant die Auftragserteilung in weiten Teilen. Desweiteren stellt er die Angemessenheit der Gebührenhöhe sowie die Erbringung der Tätigkeit in Frage. Zudem behauptet er Schlechtleistung des Steuerberatervertrages durch den Berater wegen angeblicher Untätigkeit.
Der Richter fordert den klagenden Berater daraufhin auf, einen substantiierten Klagevortrag bezüglich jeder einzelnen Gebührenposition und Zeiteinheit zu liefern. Er muss insbesondere die jeweilige Auftragserteilung, die Erbringung der einzelnen Tätigkeit sowie die Angemessenheit der Höhe jeder einzelnen Gebührenposition nachweisen. Dies gelingt dem Kläger mangels entsprechender Beweisvorsorge nur eingeschränkt und unter erheblichen Mühen, so dass er lediglich einen kleinen Teil des Honorars vom Ex-Mandanten erhält.
Diese oder ähnliche Erfahrungen haben die meisten Berater schon einmal machen müssen. Ein solch strapaziöser Prozess mit wirtschaftlich desaströsem Ausgang ist jedoch keineswegs unausweichlich, sondern kann vergleichsweise einfach vermieden werden. Die beste Möglichkeit ist eine entsprechende Beweisvorsorge durch die Dokumentation wichtiger Sachverhaltsdetails bei Beginn und während des Mandatsverhältnisses.
Vorsorge ist die Mutter der Honorardurchsetzung
Zu Beginn sollte der Berater zunächst den Status quo des Mandanten überprüfen. Denn nur so kann er den Leistungs-/Auftragsumfang sowie die dafür geschuldete Vergütung klar definieren.
Ein schriftlicher Auftrag, in dem die Aufgaben des Beraters benannt sind, ist Pflicht. Außerdem sollte eine schriftliche Vergütungsvereinbarung, in der Grund, Höhe und Fälligkeit des Honorars festgelegt sind, Basis des Mandatsverhältnisses sein. Während des Mandatsverhältnisses müssen der Berater und seine Mitarbeiter darauf achten, sich im Rahmen des Auftrages zu halten. Denn nur insoweit kann der Berater Honorar verlangen.
Wünscht der Mandant zusätzliche Leistungen, muss dieser zusätzliche Auftrag dokumentiert werden – sei es durch eine E-Mail, ein Fax oder einen Brief des Mandanten. Die Auftragsbestätigung erfolgt im besten Fall mit einer E-Mail oder einem Brief an den Mandanten, mindestens aber durch eine Akten- oder Gesprächsnotiz – wobei dies die vom Beweiswert her schlechteste Alternative ist.
Gleiches gilt für die Frage der Vergütung solch zusätzlicher Aufträge. Über diese sollte nicht nur vorher gesprochen werden, diese sollte auch schriftlich fixiert werden, soweit sie sich nicht eindeutig aus der StBVV ergibt.
Zudem sollten Mitarbeiter und Berater neben den Stichpunkten der Zeiterfassung auch aussagekräftige Gesprächsnotizen fertigen und zu den Akten nehmen, damit im Streitfall genau nachgewiesen werden kann, wann welcher Mitarbeiter der Kanzlei bzgl. welcher Angelegenheit für den Mandanten in welchem Umfange tätig geworden ist.
Mit diesen Maßnahmen gerüstet muss kein Berater mehr fürchten, von einem Zivilrichter bei einer Honorarklage zur Freude des Ex-Mandanten vorgeführt zu werden.
Daniel Dinkgraeve LL.M./EMBA ist Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht und Gründungspartner bei Dinkgraeve Rechtsanwälte Partnerschaftsgesellschaft mbB, München. Außerdem verfasst er für den LSWB – neben anderen wissenschaftlichen Veröffentlichungen – Newsletter und hält Seminare zu aktuellen steuerlichen und steuerstrafrechtlichen Themen.(www.dinkgraeve.eu)
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