Aufgaben delegieren – und Zeit gewinnen
Mehr Verantwortung für die Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter sind Ihr höchstes Gut. Ihre Kanzlei kann ohne zufriedene und vor allem qualifizierte Mitarbeiter keine gute Leistung erbringen. Es sollte in Ihrem Interesse liegen, dass Sie nur Mitarbeiter beschäftigen, die ein hohes Maß an Qualifikation mitbringen. Und was noch viel wichtiger ist: Nutzen Sie die Qualifikation Ihrer Leute!
Bitte unbedingt abgeben!
Geben Sie Aufgaben ab. Delegieren Sie. Denn: Dadurch haben Sie mehr Zeit zur Verfügung. Und um Himmels Willen, denken Sie nicht: „Bis ich das lang und breit erklärt habe, habe ich es schon lange selbst erledigt!“ Das ist der Satz, der zwischen Ihnen und dem Abgrund steht. Das zeigt das nächste Beispiel:
Ein typischer Fall aus dem Kanzleialltag
Ich kannte einen Steuerberater, der grundsätzlich der Meinung war, dass nur er selbst alles richtig machen würde. Er investierte nicht in seine Mitarbeiter. Das hatte zur Folge, dass die Fachkenntnisse seiner Leute sehr gering waren. Dadurch wollte er seinen eigenen Stand als Chef sichern.
Die Mitarbeiter machten die Saldenklärung. Sie bereiteten den Jahresabschluss und die Steuererklärungen vor und legten dann alles dem Chef zur abschließenden Bearbeitung vor. Das Problem dabei?! Es kam unweigerlich zum berühmt-berüchtigten Nadelöhr! Alle Fachfragen und Einsprüche konnte nur er bearbeiten. Also ging nichts voran, bis er endlich mal Zeit hatte.
Ich kann mich nicht erinnern, in seinem Büro weniger als 20 Stapel auf dem Boden gesehen zu haben. Mehr noch: Zeitweise konnte man kaum bis zu seinem Schreibtisch vordringen. Das musste ja auch so kommen. Denn: Die Abschlüsse enthielten Fehler und gingen dann zurück zum Bearbeiter. Der behob die Mängel und legte das Ganze erneut seinem Chef vor. So ging es dann immer wieder hin und her. Oft dauerte es mehrere Wochen, bis ein Auftrag wieder an der Reihe war. Am Ende war das Chaos perfekt. Die Mitarbeiter waren frustriert und die Mandanten unzufrieden. Und der Chef? Der ertrank regelrecht in Arbeit und sah von morgens bis abends nur seine unerledigten Aktenstapel auf dem Boden liegen...
Delegieren lohnt sich!
Das Beispiel beweist: Delegieren lohnt sich! Alles in allem ist es doch so: Sie erklären etwas und es geht im schlimmsten Fall ein oder zwei Mal schief. Aber wenn sich alles eingespielt hat, dann brauchen Sie sich nicht mehr darum zu kümmern. Wenn Sie nicht delegieren, müssen Sie diese Aufgabe aber immer und ewig selbst erledigen. Auch wenn es zu Beginn etwas länger dauert, die Arbeitserleichterung stellt sich sehr bald ein. Delegieren ist das einzige Mittel, um Sie langfristig zu entlasten! Am besten, Sie versuchen es gleich einmal:
- Wenn Sie eine Aufgabe abgeben, dann suchen Sie die Idealbesetzung. Überlegen Sie, welcher Mitarbeiter die besten Voraussetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung mitbringt.
- Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitern die Sicherheit, dass sie sich mit Fragen immer an Sie wenden können.
- Ist die Aufgabe erledigt? Dann geben Sie Ihren Mitarbeitern ein Feedback dazu. So können sie ihre Fähigkeiten weiter ausbauen und Sie künftig noch besser entlasten.
Jede Arbeit, die Ihnen Ihre Mitarbeiter abnehmen, entlastet Sie!
Mein Ratschlag: Verzichten Sie auf das Hochgefühl, Sie wären der Beste und der Einzige, der alle Arbeiten in Ihrer Kanzlei erledigen kann. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter so weit, dass diese Sie vertreten und entlasten können. Auch wenn Sie im Urlaub sind, müssen Probleme gelöst werden. Das klappt aber nur, wenn man es vorher geübt hat. Beziehen Sie Ihre Leute auch in komplizierte Fälle ein.
Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach ihren Lösungsideen. Nur so können sich Ihre Angestellten weiterentwickeln. Bei mir hat das dazu geführt, dass ich in einer normalen Woche nie mehr als 5 Beratungstermine habe. Das verschafft mir Zeit für andere Dinge. Beispielsweise kann ich mich weiterbilden oder auch ein Buch schreiben.
Praxis-Tipp: Aus Fehlern lernen
Auch wenn es Ihnen am Anfang vielleicht schwerfällt: Geben Sie Verantwortung an Ihre Mitarbeiter ab! Natürlich passieren dann auch Fehler. Aber: Haben Sie schon mal Ihre eigene Arbeit von einem Mitarbeiter kontrollieren lassen? Ich schon! Glauben Sie mir, Sie werden sich wundern, was Ihre Mitarbeiter alles entdecken. Vier Augen sehen eben mehr als zwei. Und: Kein Steuerberater ist unfehlbar! Egal, ob Ihnen oder einem Mitarbeiter eine Panne unterläuft: Durch regelmäßiges Reflektieren aller Fehler können Sie das Ergebnis Ihrer Kanzlei stetig verbessern.
Markus Grote
Führt als Steuerberater seit 13 Jahren eine eigene Kanzlei mit aktuell neun Mitarbeitern im nordrhein-westfälischen Gummersbach. Die Erfahrungen aus seinem Berufsleben hat er in dem Buch „Steuerberater – Ja, ich will!“ ebenso informativ wie unterhaltsam zusammengefasst. (www.steuerberater-jaichwill.de)
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