Ist Ihre Kanzlei ausgelastet?
Ihre Mitarbeiter meinen ja, Sie meinen nein?
Viele Kollegen lösen solche Fragen „aus dem Bauch“. Oft bleibt aber ein ungutes Gefühl zurück: Kann der Mitarbeiter wirklich nicht mehr machen? Liegt es an der unzuverlässigen Vorarbeit des Mandanten oder an der nicht effektiven Arbeitsweise des Mitarbeiters, dass zwei nach außen „gleiche“ Buchführungen unterschiedliche Bearbeitungszeiten aufweisen? Um überhaupt mal einen Überblick zu bekommen, muss zunächst die Auslastung nach den tatsächlich verbrauchten Zeiten ermittelt werden.
Ist-Zeiten nach Auftrags-Typ erfassen
Erstellen Sie eine Übersicht der Ist-Zeiten für jeden Mitarbeiter, unterschieden nach Mandat und Auftrag (FiBu, Lohn, Abschluss/ Steuern). Dabei werden zunächst die Anwesenheitszeiten ermittelt (Gesamtarbeitszeit lt. Arbeitsvertrag minus Urlaub, Feiertage, Krankheit). Dann werden die „Kanzleizeiten“ abgezogen (diese werden auch gerne als unproduktive Zeiten bezeichnet). Von diesen Zeiten werden dann im ersten Schritt die Zeiten für das „laufende“ Geschäft abgezogen (Fibu/ Lohn). Nur die verbleibenden Zeiten sind realistisch für Abschlüsse und Steuererklärungen nutzbar.
Vergleich mit Erfahrungswerten
Auftrag: Fibu
Guter Mittelwert: 60 Buchungssätze / Stunde
Spitzenwert: 80 Buchungssätze / Stunde
Auftrag: Lohn
Guter Mittelwert: 10 Min. / Abrechnung eines Mitarbeiters des Mandanten
Spitzenwert: 6 Min. / Abrechnung
Auftrag: Jahresabschluss
Guter Mittelwert: 20 % der Jahresbearbeitungszeit der Fibu
Spitzenwert: 10 % der Bearbeitungszeit
Im zweiten Schritt können Sie nach Erfahrungswerten schauen, inwieweit die Ist-Bearbeitungszeiten auch gut sind. Für die Soll-Werte gibt es Benchmarks, also Werte, die die besten Kanzleien und Mitarbeiter „vorlegen“:
Cordula Schneider
Ist Expertin für pragmatische Kanzleiorganisation und versteht sich als Alltagsberaterin. Dabei geht es ihr um praktikable Lösungen unter Einbindung der Mitarbeiter. (www.delfi-net.de)
