IT soll einfach laufen

Steuerberater Benno Pfirmann aus dem Pfälzischen Speyer ist Pragmatiker – auch in EDV-Fragen. Hauptsache, die Arbeit läuft rund und die Mandanten sind zufrieden, so seine Philosophie. Nach über 20 Jahren wechselte er seinen Softwareanbieter im Zuge von Kosteneinsparungsmaßnahmen. Seit knapp drei Jahren arbeitet er nun mit der neuen Software. Hat es sich gelohnt?

Herr Pfirmann, wie kam es zu Ihrem Software-Wechsel?

Pfirmann: Im Grunde interessiert mich meine IT nicht. Sie muss einfach laufen. Ich hätte mich sicher auch nicht so schnell mit diesem Thema auseinandergesetzt, wenn sich bei meinem alten Anbieter zuletzt nicht die technischen Probleme gehäuft hätten. So habe ich mich gezwungenermaßen nach einer Alternative umgesehen. Dabei habe ich festgestellt, dass gerade meine Kanzlei-Software einen wirklich großen Block im Rahmen meiner monatlichen Fixkosten einnimmt. Durch meinen Wechsel konnte ich diese Kosten in etwa halbieren. Das hat mich sehr überrascht und mich dazu bewogen, mich mit meiner IT einmal ein wenig näher zu beschäftigen. Und ich habe festgestellt: Das kann sich wirklich lohnen!

Wichtig ist ja auch immer das Verhältnis von Kostenersparnis zum Aufwand…

Pfirmann: Die Umstellungsphase war natürlich ein Knochenjob. Ein bis zwei Wochen waren wir komplett damit beschäftigt. Aber dann lief alles rund. Und ich habe auch in der Folge Ersparnisse: Die Systemanforderungen meiner jetzigen Software sind wesentlich niedriger, als die der Vorgänger-Software. Da spare ich viel Geld bei künftigen Investitionen in Hardware.

EDV-Umstellungen – egal welcher Art – betreffen ja meist nicht nur Sie selbst, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Wie sind Sie hier vorgegangen?

Pfirmann: Die Mitarbeiter habe ich von Anfang an mit ins Boot geholt. Ich halte das für äußerst wichtig, schließlich haben sie ebenso viel Aufwand mit einer EDV-Umstellung, wie ich selbst. Ich versuche generell, solche Dinge immer im Team zu entscheiden. So kann ich sicher sein, dass am Ende alle an einem Strang ziehen. Außerdem profitieren meine Mitarbeiter an der Kostenersparnis über leistungsabhängige Sondergratifikationen. So stärke ich die Motivation zusätzlich.

Was raten Sie Ihren Kollegen?

Pfirmann: Ich kann nur sagen, es ist es wirklich wert, sich einmal intensiver mit seiner Hard- und Software auseinander zu setzen. Das bedeutet zum Teil vielleicht auch eine Zusatzinvestition in neue, modernere Hardware – selbstverständlich immer vor dem Hintergrund, in Zukunft von dieser Investition zu profitieren. Dass diese ganze „IT-Geschichte“ ein leidliches Thema ist und im hektischen Alltag oft nach hinten geschoben wird, ist mir bewusst. Ich bin da sicherlich nicht anders, als meine Berufskollegen. Aus meiner Erfahrung heraus lohnt es sich allerdings wirklich, sich gerade in einer etwas ruhigeren Phase – wie etwa in der Urlaubszeit im Sommer – mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Ich bin froh, dass ich es getan habe und werde sicherlich auch noch einige andere Dinge in meiner Kanzlei auf den Prüfstand stellen.