Schnittstellen zum Mandanten

Ein einfacher, digitaler Datenaustausch zwischen den Software-Systemen von Steuerberater und Mandant erleichtert die Zusammenarbeit. Unter welchen Umständen das funktioniert und welche Alternativen es gibt, erläutert IT-Experte Gerhard Schmidt.

Ein Unternehmer-Mandant will die Buchführung oder Lohn- und Gehaltsabrechnung intern erledigen? Mit entsprechendem Fachwissen und einer geeigneten Software ist das recht einfach möglich. Die Auswahl an leistungsfähigen Software-Lösungen für Auftragsabwicklung, Warenwirtschaft, Buchführung oder Kassenführung ist groß und viele davon sind schon preiswert verfügbar. Für den Steuerberater verändert sich dadurch die Zusammenarbeit mit dem Mandanten, besonders beim Datenaustausch.

Liegt die Buchführung beim Steuerberater, überträgt der Mandant einfach die notwendigen Belege, entweder auf Papier oder elektronisch, und der Steuerberater kümmert sich um alle weiteren Schritte. Eine Rückübertragung der bearbeiteten Daten ist nicht notwendig. Bei selbstbuchenden Mandanten dagegen übernimmt der Steuerberater weiterhin verschiedene Aufgaben, unter anderem die Steuerberechnung oder – je nach Unternehmensgröße – den Jahresabschluss. Für den Datentransfer bedeutet das: Der Mandant übergibt die Buchführung aus seiner eigenen Software zunächst an den Steuerberater. Dieser erstellt im Kanzlei-System die Steuererklärungen und den Jahresabschluss. Während die Steuerdaten nicht in das System des Mandanten einfließen, pflegt der Mandant den Jahresabschluss in der Regel wieder in seine Unternehmens-Software ein.

Die Daten müssen also in zwei Richtungen übertragen werden. In der Praxis ergeben sich daraus verschiedene Herausforderungen. Voraussetzung für einen Datenaustausch sind Schnittstellen: Die Daten müssen in einem Format vorliegen, das die Ziel-Software verarbeiten kann. In Anbetracht des großen Angebots betriebswirtschaftlichen Software-Lösungen bei den Mandanten, die Daten auf unterschiedliche Weise verarbeiten und abspeichern, ist das keineswegs eine Selbstverständlichkeit.

Der erste Schritt, die Übergabe der Buchführungsdaten vom Mandanten an den Steuerberater, ist einfach. Dafür gibt es ein einheitliches Format, das viele Mandanten-Systeme bereitstellen können: den Datev-Standard. Für die Übertragung des Jahresabschlusses von der Kanzlei-Software zurück in die Anwendungen der Mandanten gibt es diesen einheitlichen Standard nicht – ein Grund dafür ist die Vielzahl an unterschiedlichen Anwendungen bei den Mandanten.

Eine Möglichkeit, um dennoch Daten einfach auszutauschen, ist kompatible Software. Wenn sowohl der Steuerberater als auch der Mandant Software eines Herstellers nutzen, funktioniert der Datentransfer in der Regel problemlos. Viele Software-Häuser bieten für selbstbuchende Unternehmen Mandantenlösungen an – betriebswirtschaftliche Software, die sie über den Steuerberater günstig an dessen Mandanten vertreiben. Damit ist der Datentransfer in beide Richtungen sichergestellt.

Alternativ ist auch der Datentransfer mit selbst konfigurierten Schnittstellen möglich (beispielsweise über ein Data-Warehouse-System, das in verschiedenen Software-Lösungen für Steuerberater integriert ist). Damit passt der Bearbeiter die Datensätze dann einfach den Anforderungen der Mandanten-Software an. Da aber bei den Mandanten vermutlich unterschiedliche Programme im Einsatz sind, ist es notwendig, die Datensätze jeweils an die Anforderungen dieser bestimmten Software anzupassen.

Sind die Steuerberater- und Mandanten-Software nicht kompatibel und ist der Aufwand für die Anpassung zu hoch, bieten sich beim Jahresabschluss alternativ zwei Vorgehensweisen an. Der Steuerberater übernimmt die Mandantendaten im Datev-Format und führt die Jahresabschlussbuchungen in der Kanzlei mit seiner Software aus. Gibt es keine Schnittstellen für die Rückübertragung der Daten von der Steuerberater- zur Mandanten-Software, müssen die Jahresabschlussbuchungen manuell in der Mandantenbuchführung nachgezogen werden.

Alternativ kann der Steuerberater die Jahresabschlussbuchungen im System des Mandanten ausführen. In diesem Fall spielen Schnittstellen keine Rolle und der Mandant hat immer einen sauberen, aktuellen Datenbestand. Für den Steuerberater bedeutet das, dass er sich zum Buchen an das System des Mandanten setzen muss. Das kann gewöhnungsbedürftig sein, denn das Mandanten-System ist häufig ungewohnt und nicht immer so einfach zu bedienen wie die vertraute Software in der Kanzlei. Zu klären ist in diesem Fall auch, ob der Kanzlei-Mitarbeiter beim Mandanten vor Ort sein muss oder ob er sich aus der Kanzlei auf das Mandanten-System aufschalten kann (eine sichere Online-Verbindung vorausgesetzt).

Um den Mandanten schon während des Jahres zu unterstützen, kann der Steuerberater anbieten, gelegentlich die Buchführung zu überprüfen. Davon profitieren beide Seiten: Der Mandant hat die Sicherheit, dass alle Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß erfasst sind und der Berater kann zum Jahresabschluss auf eine passgenaue Buchführung aufsetzen. Durch diesen regelmäßigen Kontakt und Austausch mit der Kanzlei erfährt dann auch der selbstbuchende Mandant das, was er von seinem Steuerberater gewohnt ist: rundum gut betreut zu sein.