Der Notfallordner

Fällt ein Unternehmer kurzfristig aus, kann der Betrieb schnell zum Erliegen kommen. Der Steuerberater kann seinen Mandanten für solche Fälle die Erstellung und Verwaltung eines Notfallordners anbieten.

Das Gros der Steuerberater bietet die gleichen Dienstleistungen an wie die Wettbewerber vor Ort. Es ist schwierig, ein Alleinstellungsmerkmal zu erhalten und sich von der breiten Masse abzuheben. Der Düsseldorfer Informationsbrief „steuerberater intern“ hat jüngst seinen Lesern eine derartige Dienstleistung vorgestellt, nämlich den „Brandkoffer“ oder moderner ausgedrückt den „Notfallordner“. Es handelt sich dabei um einen Ordner, in dem Kopien aller wichtigen Unterlagen abgelegt werden, für den Fall, dass der Firmeninhaber oder Geschäftsführer kurzfristig ausfällt.

Enthalten sind darin Geschäfts- und Bankverträge mit Bankverbindungen und Schließfächern, Versicherungspolicen, wichtige Privatverträge oder die Anschriften von Rechtsanwalt und Steuerberater. Ferner gehören in diesen Ordner Passwörter, Zugangsdaten und eventuell sogar Ersatzschlüssel oder Informationen dazu, wo diese zu finden sind. Weiterhin sollten entsprechende Vollmachten enthalten sein, damit im Falle einer Verhinderung des Firmeninhabers Angestellte oder Angehörige notwendige Bankgeschäfte tätigen können, beispielsweise um Löhne oder Mieten zu überweisen. Im „Fall eines Falles“ ist auch die Familie dankbar, wenn alle wichtigen Informationen und Kontaktdaten in einem Ordner zusammengefasst und verfügbar sind. Es ist dann äußerst hilfreich, wenn Informationen und Adressen nicht mühsam zusammengesucht werden müssen.

Die Realität sieht leider jedoch oft anders aus. Zwar haben die meisten Unternehmer für das laufende Tagesgeschäft alles geregelt. Doch wer kann eigentlich im Falle der Abwesenheit des Geschäftsführers oder Inhabers die Gehälter auszahlen? Wer, außer dem Chef, kennt die Passwörter für das elektronische Banking oder die betrieblichen Computerprogramme? Wer kann zur Not auf den E-Mail-Account des Betriebsinhabers zugreifen? Wer weiß auf Anhieb, wo alle betrieblichen und privaten Risiken versichert sind und wie die Versicherungsnummern lauten? Sind alle wichtigen Verträge sofort greifbar?Weiß die Familie, welche Bankkonten, Schließfächer und privaten Versicherungen bestehen und wo sich gegebenenfalls Testament und Patientenverfügung befinden?

Sicherlich können die meisten Unternehmer und Selbstständigen nur wenige dieser Fragen positiv beantworten. Daher ist es notwendig, einen Notfallordner anzulegen, aus dem sich alle dringend erforderlichen Informationen ergeben, die Mitarbeiter und Familie benötigen, wenn der Inhaber oder Geschäftsführer einmal entweder aus gesundheitlichen Gründen ausfällt oder aus anderen Gründen für längere Zeit nicht erreichbar ist. Dieser Fall kann sehr schnell eintreten, etwa wenn sich die Abreise aus einem Feriengebiet wegen höherer Gewalt verzögert oder jemand während eines Urlaubsaufenthaltes oder einer Dienstreise erkrankt.

Für Steuerberater ergibt sich hierdurch ein zusätzliches Beratungsfeld. Sie können ihren Mandanten nicht nur die Anlage des Notfallordners empfehlen und beim Ausfüllen behilflich sein sondern darüber hinaus anbieten, eine Kopie des Notfallordners in Verwahrung zu nehmen. Dies hat zwei Vorteile: Zum einen sind die zusammengetragenen Informationen noch an anderer Stelle verfügbar. Zum anderen kann der Steuerberater den Inhalt des Notfallordners ganz oder teilweise auf Anweisung seines Mandanten auch Dritten zugänglich machen, wenn er urlaubs- oder krankheitsbedingt dies nicht persönlich tun kann. Letztlich nämlich möchte auch der Mandant nicht, dass im Notfall Angehörige oder Mitarbeiter in privaten Wohnhäusern oder verschlossenen Büroräumen nach Unterlagen oder Passwörtern suchen müssen.

Für den Steuerberater hat die Verwahrung der Unterlagen jedoch noch einen weiteren Vorteil. Er kann seinen Mandanten empfehlen, nach Ablauf einer Verwahrungsfrist von zwölf Monaten die übergebenen Unterlagen zu aktualisieren. Schon allein dies ist ein Service, den nicht alle Steuerberater anbieten.