Mitarbeiter aktiv in die Beratungsprozesse einbinden

Die Einbindung der Mitarbeiter in die Beratungsprozesse hat positive Effekte auf den langfristigen Erfolg einer Steuerkanzlei. Zum einen führt sie zu einer Entlastung des Kanzleiinhabers. Zum anderen steigert sie die Motivation der Mitarbeiter, weil sie bei Fragen der Kunden aktiv involviert sind.

Wie man Kanzleimitarbeiter mitnehmen, sie weiterentwickeln und mitentscheiden lassen kann, zeigt sich am Beispiel der Kanzlei „Thomas Breit Steuerberatung“. Wir haben mit dem Steuerfachangestellten Marcel Krause über seinen Berufsalltag gesprochen.

Hatten Sie vor Ihrem Job bei Herrn Breit bereits die Möglichkeit, über die klassischen Deklarationsaufgaben hinaus, „aktiv“ Mandaten zu beraten?

Nach meiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten habe ich in ein paar Kanzleien gearbeitet und mich schwerpunktmäßig mit den klassischen Dienstleistungen befasst: Jahresabschlusserstellung, Steuererklärungen und Buchhaltung. Aber schon damals hatte sich meine Motivation dahingehend entwickelt, den Mandanten umfassender beraten zu wollen. Zwar wurde in den damaligen Kanzleien teilweise auch über die klassischen Felder hinaus beraten, allerdings nicht in der Qualität und in dem Maße wie jetzt. Hier in der Kanzlei Thomas Breit kann ich beratend tätig sein. Ich bearbeite Sonderaufträge und widme mich individuellen Fragestellungen der Kunden.

Wie lief das ab? Konnten Sie gleich von Beginn an beraten?

Das erste halbe Jahr habe ich noch viele Bilanzen und Steuererklärungen erstellt. Aber ich wollte mich ja weiterentwickeln und wurde von Herrn Breit auch sehr gut gefördert. Wir Mitarbeiter können uns durch interne Workshops und Entwicklungsgespräche weiterbilden und unsere Potentiale ausbauen. Mit der Zeit konnte ich an der Seite von Herrn Breit verstärkt individuelle Beratungsaufträge bearbeiten – auch längerfristige, wie etwa Unternehmensbewertungen für Umwandlungen oder die Implementierung von Digitalisierungslösungen beim Mandaten. Bei jedem Unternehmen lässt sich die Arbeit ja in einzelne Prozesse aufteilen. Diese Prozesse können nun auf Möglichkeiten der Digitalisierung hin überprüft werden. Ich unterstütze unsere Mandanten bei der Ausarbeitung der Prozessstrukturen ebenso wie bei der Digitalisierung dieser Abläufe.

Wie kann man sich den regelmäßigen Austausch mit den Mandanten vorstellen?

Der direkte Kontakt mit den Mandanten ist insbesondere in der Bearbeitungsphase von Projekten wichtig. In dieser Zeit bin ich häufig unmittelbarer Ansprechpartner. Der Kontakt läuft in den meisten Fällen per Mail, da Rückfragen dann zeitunabhängig beantwortet und vor allem alle Beteiligten ins Cc gesetzt werden können. Somit sind immer alle auf dem gleichen Kenntnisstand. Das spart auch Zeit, Gesprächsprotokolle zu schreiben. Neben der Beantwortung von Fragen und der Einholung von Informationen steht auch der regelmäßige Austausch über den Stand der Bearbeitung im Fokus.

Erkennen Sie bei den Mandaten selbst Beratungsbedarf? Beispielsweise wenn Sie Bilanzen durchsehen?

Sicherlich. Zum Beispiel haben wir im Bereich Unternehmensbegleitung ja die halb- bzw. vierteljährlichen Reviews. Dadurch erhalte ich ein viel besseres Bild von der wirtschaftlichen Lage des Mandanten. Man sieht gleich, was läuft gut, was schlecht. Wir müssen gemeinsam herausfinden, worin die Abweichungen bestehen. Von welchen Voraussetzungen wurde zum Zeitpunkt der Prognose ausgegangen? Was hat sich inner- und außerbetrieblich verändert? Wie kann auf die Umstände reagiert werden und hat der Unternehmer direkten/indirekten Einfluss? Konkrete Beratungsansätze lassen sich nicht verallgemeinern, aber für jedes Problem gibt es eine Lösung und hier ist es wichtig, die Probleme so schnell wie möglich, am besten vorher, zu identifizieren und gegenzusteuern.

Wie unterscheidet sich die Arbeit von Herrn Breit und Ihnen hinsichtlich der Mandantenberatung?

Im Grunde läuft der erste Mandantenkontakt über den Schreibtisch von Herrn Breit. Im Anschluss machen wir uns Gedanken, inwieweit wir Mitarbeiter eingebunden werden können. Bei den Kanzleibesprechungen hat auch das Thema „Umgang mit Mandanten“ einen festen Platz. Sowohl Herr Breit als auch wir Mitarbeiter tauschen aktuelle Erfahrungen aus. Die Endabnahme macht dann wieder Herr Breit, wobei er vielleicht die ein oder andere Sache noch mit uns überarbeitet.

Welche Schwierigkeiten begegnen Ihnen in einer Beratungskanzlei?

Der Mandant ist häufig mit der fachlichen Sprache nicht vertraut. Es ist eine Herausforderung, ihm komplexe Sachverhalte in wenigen Sätzen verständlich zu erklären.